La migracion de datos ERP es uno de los hitos más críticos en cualquier implementación. Traslada información de sistemas heredados (legacy), hojas de cálculo y aplicaciones satélite hacia el nuevo ERP, garantizando integridad, calidad y continuidad operativa. Hecho correctamente, habilita reporting confiable, cumplimiento normativo y procesos estandarizados; hecho mal, provoca re-trabajo, retrasos y costos ocultos.
¿Qué es la migracion de datos ERP?
La migracion de datos ERP es el proceso sistemático de extracción, depuración, transformación y carga (ETL/ELT) de datos maestros (clientes, proveedores, productos), transaccionales (facturas, órdenes) y de configuración hacia el nuevo ERP. Incluye gobierno de datos, trazabilidad y controles de calidad para asegurar que la información sea exacta, completa, consistente y utilizable desde el día 1.
Beneficios a tu empresa
- Continuidad operativa: arranque sin interrupciones en ventas, compras, finanzas y manufactura.
- Calidad y confianza: decisiones basadas en datos limpios y reconciliados.
- Cumplimiento: soporte a auditorías y normativas (p. ej., LFPDPPP en México y políticas internas).
- Eficiencia: reducción de reprocesos, tiempos de cierre y esfuerzos manuales.
- Escalabilidad: modelos de datos preparados para crecimiento, BI y analítica avanzada.
¿Cómo se hace la migracion de datos a un ERP?
La pregunta clave es “cómo se hace la migracion de datos a un ERP” de forma repetible y auditable. El enfoque recomendado se basa en metodología en fases, ambientes controlados y ciclos iterativos de pruebas.
Fases y entregables
- Descubrimiento y alcance
- Inventario de fuentes: ERPs legacy, CRM, WMS, hojas de cálculo.
- Definición de objetos: maestros, transacciones, parámetros.
- Alcance histórico: cuánto y qué migrar (p. ej., 2–3 años de transacciones).
- Gobierno y calidad de datos
- Data owners, políticas de estandarización y reglas de validación.
- Catálogos y diccionarios de datos (glosario de campos, dominios, códigos).
- Mapeo y transformación
- Data mapping campo a campo hacia el modelo del ERP.
- Reglas de negocio: unidades, impuestos, divisas, cuentas contables, UOM.
- Normalización y enriquecimiento (p. ej., RFC, códigos postales, clasificaciones SAT).
- Construcción de pipelines (ETL/ELT)
- Scripts/plantillas, conectores, staging y controles de ejecución.
- Versionado y trazabilidad (logs, hash checksums, auditoría).
- Pruebas de migración
- Cargas parciales y validación con usuarios clave (UAT).
- Reconciliación con balanzas, aged receivables/payables, inventarios.
- Cutover y go‑live
- Ventana de congelamiento (freeze) de datos.
- Carga final, controles de integridad, plan de contingencia.
- Hiper‑care post go‑live: soporte y correcciones rápidas.
Roles y responsabilidades
- Data Owner (negocio): define reglas, valida calidad y aceptaciones.
- Equipo de migración (TI/consultoría): diseña pipelines, ejecuta cargas, documenta evidencias.
- Líder funcional ERP: asegura que el modelo de datos soporte procesos objetivo.
- Auditor/PMO: verifica cumplimiento, riesgos y documentación.
Migracion de datos en una implementacion de un ERP
Durante la implementación de un ERP, la migración convive con diseño de procesos, configuración y pruebas integrales (SIT/UAT). La clave es sincronizar build y data mapping para evitar retrabajos: si cambian cuentas, impuestos o unidades, el mapping debe actualizarse y re‑probarse.
Estrategias de corte (cutover)
- Big‑bang: una sola ventana de migración y arranque total. Menor complejidad operativa, mayor riesgo.
- Faseado: módulos/plantas por etapas. Menor riesgo, demanda integración temporal entre sistemas.
- Dual‑run: operación paralela breve para validar saldos y procesos críticos.
Pruebas y validaciones
- Pruebas de integridad referencial: claves de clientes/proveedores, productos, listas de precios.
- Reconciliaciones contables: balanza de comprobación, saldos por auxiliar.
- Pruebas de negocio: cotización‑pedido‑factura, compra‑recepción‑factura, producción‑consumo‑costeo.
Migracion de datos historicos ERP: buenas prácticas
- Migrar lo necesario: históricos resumidos (saldos iniciales, kardex agregado) y detalle solo si aporta valor legal/audit.
- Evidencia y trazabilidad: conservar extractos, reglas y logs de ejecución.
- Normalización fiscal y comercial: clasificaciones y claves conforme a SAT, CFDI, unidades y tipos de impuestos correctos.
- Calidad antes de cargar: depurar duplicados, corregir direcciones, RFC y contactos.
- Pruebas iterativas: al menos dos ciclos completos de migración con reconciliaciones formalmente firmadas.
- Seguridad y cumplimiento: cifrado en tránsito y reposo; acceso mínimo necesario; políticas alineadas a la LFPDPPP.
- Plan de reversión: respaldo y estrategia para deshacer la carga si es necesario.
Comparativa: ETL vs ELT, enfoques de carga y retención histórica
| Aspecto | ETL (Transformar antes de cargar) | ELT (Cargar y transformar dentro del destino) |
| Rendimiento | Limitado por motor intermedio | Escala con capacidades del ERP/DB destino |
| Flexibilidad | Alta gobernanza previa | Agilidad para iterar reglas en destino |
| Trazabilidad | Muy clara en pipelines | Requiere disciplina de versionado en destino |
| Casos típicos | Limpieza intensiva, consolidación | Volúmenes grandes, cloud‑friendly |
| Enfoque de carga | Pros | Contras | Cuándo usar |
| Maestros primero, transacciones después | Reduce errores de referencia | Requiere mayor planificación | Implementaciones estándar |
| Cargas incrementales | Minimiza ventanas de corte | Complejidad técnica | Faseado, dual‑run |
| Carga full‑refresh | Simplicidad | Ventanas mayores | Big‑bang bien planificado |
| Retención histórica | Estrategia | Ventajas | Consideraciones |
| Resumen contable | Saldos y auxiliares | Rapidez y suficiencia audit | Definir periodo (p. ej., 24–36 meses) |
| Detalle transaccional selectivo | Kardex, facturas clave | Mejor trazabilidad | Mayor volumen y tiempo de migración |
| Archivo externo gobernado | Data lake / warehouse | Bajo costo, consulta | Control de acceso y seguridad |
Riesgos frecuentes y cómo mitigarlos
- Datos sucios o duplicados → Ejecutar profiling, reglas de deduplicación y validaciones con negocio.
- Cambios tardíos de diseño → Establecer control de cambios; refrescar mapping y repetir pruebas.
- Ventana de corte insuficiente → Planificar incrementales, optimizar pipelines y paralelizar cargas.
- Fallas de integridad → Pruebas automatizadas de claves, relaciones, dominios.
- Desalineación fiscal/contable → Revisar cuentas, impuestos, tipos de cambio, unidades y claves SAT.
- Brechas de seguridad → Cifrado, mascarado en ambientes de prueba, control de accesos y auditoría.
Tendencias actuales en migración de datos ERP
- Automatización con IA: asistencia en mapeo semántico, detección de anomalías y reglas de calidad.
- Arquitecturas Data Fabric y ELT en cloud: mayor elasticidad, pipelines declarativos y transformación “in‑place”.
- Zero‑downtime / near‑zero downtime: estrategias incrementales y reintentos automáticos para minimizar interrupciones.
- Data observability: monitoreo de frescura, completitud y linaje con dashboards en tiempo real.
- Enfoque en cumplimiento y privacidad: políticas alineadas a la LFPDPPP y estándares globales; cifrado y minimización de datos.
Checklist ejecutivo
- Definir alcance y periodo histórico con negocio y auditoría.
- Nombrar data owners y gobernanza clara.
- Completar inventario y diccionario de datos.
- Acordar reglas fiscales/contables y de calidad.
- Diseñar pipelines (ETL/ELT), staging y controles.
- Planificar al menos dos ciclos de pruebas + reconciliación formal.
- Establecer estrategia de cutover (big‑bang, faseado, dual‑run).
- Preparar plan de contingencia y reversión.
- Asegurar seguridad, cifrado, accesos y evidencias.
- Ejecutar hiper‑care post arranque con tableros de data quality.
FAQs
¿Qué datos debo migrar primero?
Los datos maestros (clientes, proveedores, productos), seguidos por parámetros (cuentas, impuestos, UOM) y después transacciones (saldos, documentos abiertos). Esto reduce errores de referencia y acelera validaciones.
¿Cuánto histórico migrar a un ERP?
Depende de requisitos legales y de negocio. Comúnmente se migran saldos y auxiliares de 24–36 meses y detalle selectivo (kardex, facturas clave). El resto puede residir en un data warehouse con gobernanza.
¿ETL o ELT para migracion de datos ERP?
ETL conviene si necesitas limpieza intensiva antes del destino. ELT es ideal en arquitecturas cloud y grandes volúmenes, aprovechando la potencia del motor destino para transformar.
¿Cómo asegurar la calidad de datos?
Define reglas claras (dominios, formatos, catálogos), deduplica, valida con usuarios clave y repite cargas de prueba con reconciliaciones firmadas. Usa dashboards de data observability.
¿Qué riesgos son los más comunes?
Cambios tardíos en diseño, ventanas de corte cortas, duplicados, desalineación fiscal/contable y fallas de integridad referencial. Se mitigan con gobernanza, pruebas iterativas y controles técnicos.
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